O SAP Business One é uma ferramenta robusta e versátil, desenvolvida para ajudar empresas a automatizar e integrar seus processos de negócios. Mas, apesar de sua ampla adoção, muitos usuários – incluindo empresários e até consultores – não exploram todo o potencial do sistema.
Neste artigo, reunimos atalhos e funcionalidades pouco conhecidas que podem acelerar o trabalho diário, melhorar a análise de dados e aumentar a produtividade no uso do SAP Business One.
1. Atalhos de teclado que economizam tempo
Pouca gente sabe que o SAP B1 possui uma série de atalhos nativos que evitam o uso excessivo do mouse:
Ação Atalho
Procurar formulário (Buscar) Ctrl + F
Abrir Pesquisa de Dados Ctrl + Tab
Ir para o primeiro registro Ctrl + Shift + ←
Ir para o último registro Ctrl + Shift + →
Copiar documento anterior Ctrl + Shift + C
Atualizar dados Ctrl + Shift + U
Salvar Ctrl + S
Esses atalhos são especialmente úteis para quem lida com múltiplos lançamentos de pedidos, notas fiscais ou movimentações financeiras.
2. “Drag & Relate”: o recurso escondido mais poderoso
O Drag & Relate é uma funcionalidade presente no menu principal (lado esquerdo) que permite cruzar dados de forma intuitiva. Basta arrastar uma entidade (como um cliente ou item) para uma função (como pedidos ou vendas) e o SAP retorna todas as informações relacionadas.
Exemplo:
Arrastando um cliente para “Faturas de Clientes” você obtém, instantaneamente, todas as faturas relacionadas a ele.
É ideal para análises rápidas e para entender o comportamento de vendas, estoques ou cobranças.
3. Modelos de Layout por Usuário
Muitos ignoram que é possível personalizar os layouts de janelas (como Notas Fiscais, Pedidos etc.) por usuário ou departamento. Isso permite ocultar campos irrelevantes para certas áreas e facilitar a navegação.
Como configurar:
Acesse: Ferramentas > Editar Formulário UI
Organize os campos e salve o layout.
Vá em Gestão > Definições > Generalizações e atribua o layout por usuário.
Essa simples ação melhora a usabilidade e reduz erros de digitação.
4. KPIs no Cockpit Inicial
O Painel Inicial (Cockpit) pode exibir gráficos, alertas e KPIs em tempo real. Para muitos usuários, esse painel está inativo ou subutilizado.
Ative e configure:
Acesse Gestão > Inicialização da Empresa > Cockpit Geral
Ative o Cockpit e personalize com widgets como: Vendas do Dia, Fluxo de Caixa, Estoque Crítico.
Isso permite ao gestor visualizar dados estratégicos ao abrir o SAP — sem precisar gerar relatórios.
5. Alertas e Modelos de Revisão
Configure alertas para eventos como:
- Estoque abaixo do mínimo
- Atrasos em contas a receber
- Pedidos acima de determinado valor
E combine isso com processos de aprovação automática, garantindo que certas ações (ex: compras acima de R$10.000) passem por revisão de um gerente.
Caminho: Gestão > Alertas > Definir Alertas e Gestão > Administração de Alertas
Conclusão
Pequenos ajustes e recursos muitas vezes esquecidos podem gerar grandes ganhos de produtividade no SAP Business One. Treinar os usuários nessas funcionalidades e aplicá-las conforme a realidade do negócio é o que diferencia empresas que apenas “usam o sistema” daquelas que extraem valor real dele.
Se você ou sua equipe ainda não utilizam esses recursos, considere incluí-los nas próximas capacitações ou melhorias de processo.